На что обратить внимание, подписывая акт обратной передачи нежилого помещения арендодателю

После окончания договора аренды нежилое помещение должно быть возвращено арендодателю в том же состоянии, в котором оно передавалось, либо с оговоренными улучшениями. Этот процесс оформляется подписанием акта возврата (обратного приема-передачи).  Но прежде, чем подписывать этот документ, нужно учесть несколько важных нюансов.

Когда составляется

Согласно общепринятой практике, акт возврата нежилого помещения арендодателю подписывается в последний день, когда арендатор занимает его.  К этому моменту все имущество арендатора уже вывезено из нежилого помещения, которым он в дальнейшем пользоваться не будет.

Составление акта не отменяет и не заменяет необходимость расторжения договора аренды в том случае, если коммерческое помещение освобождено досрочно.  Как правило, для расторжения необходимо:

• соглашение сторон об этом; или
• уведомление от одной стороны, если договор или закон допускает односторонний отказ от аренды; или
• судебное решение.

Кто подписывает

Договоры на аренду нежилых помещений обычно заключаются между юридическими лицами и ИП.  Физическое лицо также может сдавать в аренду принадлежащую ему коммерческую недвижимость, но такие случаи встречаются реже.  Чтобы избежать вопросов со стороны налоговой инспекции по поводу налогообложения полученных доходов, «физики» обычно регистрируют ИП для целей сдачи в аренду или, хотя бы, оформляют самозанятость.

Акт о возврате арендованного нежилого помещения должен быть подписан уполномоченными представителями с каждой стороны:

• Генеральным директором юридического лица;
• ИП;
• Представителем стороны по доверенности, в которой есть соответствующие полномочия.

Сколько экземпляров

Минимальное количество экземпляров акта возврата нежилого помещения – два (по одному для арендатора и арендодателя).

Что указать

Форма акта зачастую прилагается к заключенному договору аренды.  В этих случаях необходимо взять ее за основу и дополнить необходимыми деталями – датой, ФИО подписантов и т.п.

Если же форма не была разработана заблаговременно, акт необходимо составить «с нуля».  Примерная форма этого документа приведена далее в статье.

Вне зависимости от формы, в акте передачи нежилого помещения арендодателю указываются:

• наименования или ФИО сторон, подписывающих его, а также данные их уполномоченных представителей при необходимости;
• ссылка на договор аренды, к которому подписан акт (его номер и дату);
• описание помещения в том виде, в котором оно приведено в договоре аренды;
• указание на возврат в определенном состоянии, перечень показаний счетчиков, возврат ключей и пропусков и иные вопросы, которые стороны желают отразить в акте;
• перечень иного передаваемого имущества (мебель, ключи, карты пропуска и т.п.)
• подписи и печати сторон.

Состояние помещения

Если нежилое помещение не подвергалось ремонту и передается в том же виде, в котором его получил арендатор, то этот раздел акта можно просто скопировать из договора.  Однако зачастую после начала аренды арендатор ремонтирует его «под себя», производит переоборудование и совершает иные действия, изменяющие внешний вид и характеристики помещения.

Если арендатор имеет право на какую-либо компенсацию в связи с ремонтом или оставляемым в помещении имуществом, на это также следует указать:

• в соглашении о расторжении договора аренды, либо
• напрямую в акте приема-передачи к нему.

Показания счетчиков

Желательно зафиксировать в акте возврата нежилого помещения показания приборов учета коммунальных услуг (вода, свет, газ) на дату передачи.  Это необходимо сделать в том случае, если оплата данных расходов возложена на арендатора дополнительно к внесению арендной платы.  Точные показания в акте позволят избежать дальнейших претензий по оплате.

Эти сведения (как и доказательства состояния недвижимости в виде фотографий) могут быть оформлены в виде приложений к акту.

Отсутствие претензий

Данную фразу имеет смысл включать, если все расчеты между сторонами завершены и помещение передано в надлежащем состоянии.  В противном случае необходимо отразить существо незавершенных вопросов между сторонами.

Если есть задолженность по аренде

Задолженность по арендной плате сама по себе не препятствует возврату помещения по акту приема-передачи.  Наоборот, имеет смысл вернуть имущество арендодателю, чтобы не умножать долги по аренде.  Тем не менее, данная ситуация является потенциально конфликтной.

Если арендатор не подписал

Освобождение помещения может производиться и без двустороннего акта приема-передачи, если одна из сторон уклоняется от его подписания.   В случаях, когда арендатор «исчез», вывезя свое имущество, арендодателю желательно составить такой акт в одностороннем порядке.  Сделать это можно, сформировав комиссию из нескольких сотрудников (или с привлечением внештатного юриста, агента, иного лица).  Комиссионное подписание акта сдачи помещения позволит:

• зафиксировать состояние помещения;
• предъявить в дальнейшем арендатору претензии в связи с повреждениями помещения, если они были нанесены;
• подтвердить обоснованность этих претензий документом и свидетельскими показаниями.

Копию подписанного акта необходимо направить арендатору по почте или уведомить его иным способом.

Особую осторожность следует проявлять, когда в помещении осталось имущество арендатора.  Принудительное освобождение помещения в подобных случаях требует тщательной подготовки с участием квалифицированного юриста.

Если арендодатель отказался подписать

Одностороннее освобождение помещения может произойти и по инициативе арендатора.  Правила здесь применяются те же:

• об освобождении помещения желательно составить односторонний акт с привлечением нескольких лиц;
• состояние помещения, показания счетчиков и иные важные моменты необходимо зафиксировать в документе. Не помешает и фото или видеосъемка.
• Копию акта (уведомления) об освобождении помещения арендатор должен направить арендодателю.

Образец акта

Акт возврата нежилых помещений

Г. Москва   ХХ.ХХ.20ХХ года

ФИО / наименование, ОГРН/ОГРНИП, адрес, в дальнейшем именуемый «Арендатор», в лице ФИО, действующего на основании ХХХ; и

ФИО / наименование, ОГРН/ОГРНИП, адрес, в дальнейшем именуемый «Арендодатель», в лице ФИО, действующего на основании ХХХ;

Составили настоящий Акт возврата нежилых помещений к Договору аренды от ХХ.ХХ.20ХХ № ХХХХ  (далее – Договор аренды) о нижеследующем.

1. В соответствии с условиями Договора аренды Арендатор передал, а Арендодатель принял нежилое помещение, обладающее следующими характеристиками: (приводится описание помещения в том же виде, в котором оно указано в договоре аренды).
2. Также Арендатор передал, а Арендодатель принял иное имущество в составе: (указывается при необходимости).
3. Состояние имущества, передаваемого по настоящему Акту, соответствует условиям Договора аренды.
4. Стороны не имеют взаимных претензий в связи с передачей имущества.
5. Настоящий Акт составлен в ХХХХ экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Подписи и печати сторон.

В данной статье приводится общая информация о содержании норм законодательства и типовые формы документов.  Для получения ответа на конкретный вопрос обратитесь за консультацией к юристу.

Проконсультируйтесь с юристом и узнайте, как правильно действовать в Вашей ситуации

Москва, Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 226

Санкт-Петербург, Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 780

Федеральный номер: 8 (800) 555-67-55 доб. 764